Trong mô hình bán lẻ đa điểm, việc luân chuyển hàng hóa giữa các chi nhánh là hoạt động diễn ra hàng ngày. Để đảm bảo tính chính xác và ngăn chặn thất thoát, Oviro cung cấp quy trình điều chuyển kho khép kín, tự động hóa và minh bạch tuyệt đối.

Dưới đây là chi tiết quá trình điều chuyển hàng hóa trong hệ thống Oviro và những lợi ích chiến lược mà nó mang lại.

1. Quy trình điều chuyển kho 3 bước tự động

Khác với việc chuyển hàng thủ công dễ gây sai sót, Oviro thiết lập một quy trình nghiêm ngặt nhưng cực kỳ tiện lợi thông qua hệ thống phiếu tự động sinh ra theo trạng thái thực tế.

Bước 1: Khởi tạo Yêu cầu chuyển kho

Khi một chi nhánh (ví dụ: Kho HO) cần hàng từ chi nhánh khác (ví dụ: Kho Bình Thạnh), nhân viên sẽ tạo một Yêu cầu chuyển kho.

• Người dùng chọn rõ Kho xuất và Kho nhập.

• Thêm danh sách sản phẩm bằng cách quét mã SKU hoặc nhập từ file Excel.

• Gắn nhãn mức độ ưu tiên như “Chuyển nhanh”, “Gấp” để bộ phận kho xử lý kịp thời.

Bước 2: Duyệt yêu cầu và Xuất kho tự động

Quá trình chuyển kho chỉ chính thức có hiệu lực sau khi cấp quản lý nhấn “Duyệt yêu cầu”.

• Ngay khi yêu cầu được duyệt, hệ thống sẽ tự động sinh ra một Phiếu xuất kho tại Kho xuất.

• Điều này giúp kho xuất căn cứ vào phiếu để đóng gói và vận chuyển hàng đi.

Bước 3: Hoàn tất nhập kho và Kết thúc quy trình

Khi hàng đã đến nơi, quy trình sẽ tiếp tục diễn ra tự động:

• Khi Phiếu xuất kho chuyển sang trạng thái Hoàn thành, hệ thống ngay lập tức tự động sinh ra một Phiếu nhập kho tương ứng tại Kho nhập.

• Nhân viên tại kho nhập tiến hành kiểm đếm và chuyển Phiếu nhập kho sang trạng thái Hoàn tất. Lúc này, quá trình điều chuyển chính thức kết thúc, tồn kho tại hai chi nhánh được cập nhật chính xác trên hệ thống.

2. Kiểm soát chênh lệch minh bạch

Một tính năng cực kỳ quan trọng của Oviro là khả năng đối soát giữa các khâu. Khi xem lại chi tiết phiếu điều chuyển đã hoàn thành, hệ thống sẽ hiển thị rõ số liệu tại 3 điểm: Số lượng yêu cầu – Phiếu xuất – Phiếu nhập.

• Nếu có sự khác biệt (ví dụ: xuất 9 nhưng chỉ nhập được 7), hệ thống sẽ hiển thị cột Chênh lệch.

• Điều này giúp quản lý dễ dàng truy cứu trách nhiệm do thất thoát trong quá trình vận chuyển hoặc đóng gói sai quy cách.

3. Lợi ích đột phá trong quản lý bán hàng đa kho

Việc áp dụng quy trình chuyển kho chuẩn hóa trên Oviro mang lại những giá trị thiết thực:

• Tối ưu hóa tồn kho chi nhánh: Dễ dàng luân chuyển hàng từ nơi bán chậm sang nơi đang “cháy hàng”, giúp tối đa hóa cơ hội bán hàng mà không cần nhập thêm hàng mới từ nhà cung cấp.

• Ngăn chặn thất thoát tuyệt đối: Quy trình phiếu tự động đảm bảo mọi sản phẩm rời kho đều phải được ghi nhận và có điểm đến rõ ràng. Không có hàng hóa nào “biến mất” mà không để lại dấu vết.

• Vận hành chuyên nghiệp: Trạng thái phiếu (Chờ duyệt, Đã duyệt, Từ chối) giúp các bộ phận phối hợp nhịp nhàng, giảm thiểu việc liên lạc thủ công qua điện thoại hay tin nhắn.

• Dữ liệu tập trung: Nhà quản lý có cái nhìn tổng thể về luồng luân chuyển hàng hóa toàn hệ thống, từ đó đưa ra quyết định phân phối hàng hóa chiến lược hơn.

Với Oviro, điều chuyển kho không còn là nỗi lo về sai lệch số liệu. Quy trình tự động hóa từ khâu duyệt yêu cầu đến khi nhập hàng giúp doanh nghiệp vận hành chuỗi cửa hàng một cách trơn tru và an toàn.

Bạn đã sẵn sàng nâng cấp quy trình quản lý kho của mình? 👉 Liên hệ với Oviro Store để trải nghiệm giải pháp quản lý kho thông minh ngay hôm nay!