Trong bối cảnh thị trường biến động, việc phụ thuộc vào một nhà cung cấp duy nhất là rủi ro lớn đối với mọi doanh nghiệp bán lẻ. Để đảm bảo nguồn cung ổn định và tối ưu chi phí, khả năng quản lý linh hoạt mạng lưới đối tác cung ứng đã trở thành yêu cầu bắt buộc. Với Oviro, quy trình quản lý nhà cung cấp và đặt hàng (PO) được nâng tầm chuyên nghiệp, giúp bạn nắm thế chủ động trong kinh doanh.

1. Quản Lý Danh Sách Nhà Cung Cấp Tập Trung

Xây dựng một cơ sở dữ liệu nhà cung cấp minh bạch là bước đầu tiên để kiểm soát chuỗi cung ứng. Hệ thống Oviro cho phép lưu trữ chi tiết:

• Thông tin định danh: Tên hiển thị, mã nhà cung cấp (Code), và loại sản phẩm cung cấp (Hàng hóa hoặc Dịch vụ).

• Đầu mối liên hệ: Lưu trữ người liên hệ trực tiếp, số điện thoại và email để kết nối tức thì khi cần đặt hàng.

• Ghi chú đặc thù: Lưu lại các đặc điểm riêng của từng đơn vị như “Cung cấp nông sản trái cây” hay “Xưởng may thời trang” để bộ phận thu mua dễ dàng lựa chọn.

2. Chiến Lược “Một Sản Phẩm – Nhiều Nguồn Cung”

Một điểm chạm đột phá của Oviro Store chính là cho phép một sản phẩm có thể đặt mua từ nhiều nhà cung cấp khác nhau. Điều này mang lại sự linh hoạt tối đa trong việc điều phối nhu cầu:

• Phân bổ nhu cầu theo tỷ lệ (%): Bạn có thể cài đặt tỷ lệ nhập hàng giữa các nhà cung cấp (ví dụ: 90% từ nguồn chính và 10% từ nguồn dự phòng) để đảm bảo an toàn hàng tồn kho.

• Cài đặt tỷ lệ dự phòng (Buffer %): Thiết lập mức đặt dư để đối phó với các tình huống phát sinh hoặc biến động nhu cầu thị trường.

• Quy tắc làm tròn và Số lượng tối thiểu: Hệ thống hỗ trợ thiết lập số lượng đặt hàng tối thiểu cho từng nhà cung cấp, giúp tuân thủ đúng chính sách bán sỉ của họ.

3. Vận Hành Tinh Gọn Qua Đơn Hàng Mua (PO)

Mọi hoạt động nhập hàng đều được chuẩn hóa qua quy trình tạo Đơn hàng mua (PO – Purchase Order). Đây là “sợi dây” liên kết chặt chẽ giữa kế hoạch và thực tế nhập kho:

• Theo dõi trạng thái đơn hàng: Quản lý sát sao lộ trình của từng lô hàng từ khi “Mới” tạo, “Đã duyệt yêu cầu” cho đến khi “Hoàn thành” hoặc “Hủy bỏ”.

• Kiểm soát tài chính minh bạch: Hệ thống tự động tổng hợp thành tiền của từng PO, giúp kế toán dễ dàng đối soát công nợ với nhà cung cấp.

• Gắn nhãn phân loại: Sử dụng các nhãn như “Nông sản”, “Hàng mới”, hay “Năm 2024” để dễ dàng lọc và báo cáo theo danh mục hàng hóa.

Chuyển đổi từ cách quản lý thủ công sang hệ thống quản trị nhà cung cấp thông minh không chỉ giúp giảm thiểu rủi ro đứt gãy nguồn cung mà còn tối ưu hóa chi phí giá vốn. Với Oviro Store, bạn không chỉ mua hàng, bạn đang thực thi một chiến lược cung ứng bền vững.