Trong kỷ nguyên bán lẻ đa kênh (Omnichannel), việc quản lý hàng ngàn đơn hàng mỗi ngày từ TikTok Shop, Shopee, Facebook đến Website không còn là bài toán về sức người, mà là bài toán về quy trình hệ thống.

Một quy trình đóng gói chuẩn chỉnh không chỉ giúp hàng đi nhanh hơn mà còn giảm thiểu tối đa tình trạng sai sót, thất thoát. Hãy cùng khám phá quy trình soạn hàng chuyên nghiệp được chuẩn hóa trên hệ thống Oviro.

1. Quy trình 4 bước từ Đơn hàng đến Giao hàng

Để đảm bảo mỗi kiện hàng đến tay khách hàng đều chính xác 100%, Oviro thiết lập một lộ trình khép kín:

Bước 1: Tiếp nhận đơn hàng mới

Ngay khi có khách chốt đơn trên các kênh bán hàng, hệ thống sẽ tự động ghi nhận đơn hàng với đầy đủ thông tin sản phẩm, số lượng và giá trị. Đây là điểm khởi đầu kích hoạt toàn bộ chuỗi cung ứng phía sau.

Bước 2: Xác nhận & Tạo phiếu soạn hàng

Thay vì quản lý bằng sổ sách hay trí nhớ, nhân viên điều phối sẽ thực hiện Tạo phiếu soạn hàng. Hành động này giúp chuyển đổi từ một “yêu cầu mua hàng” thành một “lệnh xuất kho” chính thức, giúp bộ phận kho nắm bắt được công việc cần thực hiện ngay lập tức.

Bước 3: Theo dõi trạng thái tại màn hình Xử lý đơn hàng

Tại Oviro, nhà quản lý có cái nhìn tổng thể về năng suất kho thông qua màn hình xử lý trực quan:

• Phiếu mới phát sinh: Các đơn vừa được xác nhận, chờ xử lý.

• Phiếu chờ soạn: Đã phân loại nhưng chưa có nhân viên tiếp nhận.

• Phiếu đang soạn: Nhân viên đang trực tiếp lấy hàng tại kho. Việc phân loại này giúp điều phối nhân sự hợp lý, tránh tình trạng đơn hàng bị “ngâm” quá lâu.

Bước 4: Soạn hàng chi tiết & Kiểm soát thực tế

Đây là bước quan trọng nhất để tránh đóng gói sai sản phẩm. Khi nhân viên nhấn “Bắt đầu”, hệ thống sẽ hiển thị chi tiết:

• Hình ảnh sản phẩm, SKU, thuộc tính (màu sắc, kích cỡ).

  

• Số lượng yêu cầu so với số lượng thực tế đã lấy.

  

• Trạng thái từng món hàng (Đã lấy/Chưa lấy). Điều này giúp nhân viên kho tự kiểm tra (double-check) ngay trong lúc nhặt hàng, đảm bảo tính chính xác tuyệt đối trước khi chuyển sang khâu đóng gói cuối cùng.

2. Ý nghĩa của việc quản lý phiếu soạn hàng đối với doanh nghiệp

Việc áp dụng phiếu soạn hàng điện tử thay cho quy trình thủ công mang lại những giá trị đột phá:

• Loại bỏ sai sót con người: Nhân viên kho không còn phải nhớ mã hàng hay nhìn nhầm kích cỡ nhờ hình ảnh và thông tin SKU trực quan trên hệ thống.

• Tăng tốc độ vận hành: Quy trình luân chuyển trạng thái từ “Chờ soạn” sang “Đang soạn” giúp rút ngắn thời gian xử lý đơn, giúp hàng rời kho nhanh hơn, tăng tỉ lệ hài lòng của khách hàng.

• Quản trị năng suất thời gian thực: Chủ doanh nghiệp có thể biết chính xác tại thời điểm này có bao nhiêu đơn đang được xử lý, nhân viên nào đang làm việc hiệu quả nhất.

• Tối ưu hóa tồn kho: Hàng hóa được trừ kho chính xác ngay khi soạn, giúp dữ liệu tồn kho luôn thực tế, tránh tình trạng “bán ảo” (hết hàng nhưng vẫn nhận đơn).

3. Tầm quan trọng của Oviro trong bán lẻ đa kênh

Với các doanh nghiệp bán lẻ hiện đại, đặc biệt là bán hàng online đa kênh, Oviro không chỉ là một phần mềm quản lý, mà là một “trung tâm điều hành”.

Hệ thống Oviro giúp đồng bộ hóa mọi nguồn đơn về một nơi duy nhất, chuẩn hóa quy trình soạn – đóng – giao giúp doanh nghiệp dễ dàng mở rộng quy mô (scale-up) mà không lo vỡ trận vận hành. Dù bạn có 10 đơn hay 10.000 đơn mỗi ngày, sự chuyên nghiệp trong khâu soạn hàng chính là nền tảng để xây dựng niềm tin nơi khách hàng.

Bạn đã sẵn sàng chuẩn hóa quy trình kho cho doanh nghiệp mình chưa? Hãy để Oviro đồng hành cùng bạn!