顧客残高・クレジット管理

スタッフが運用する社内クレジット台帳です。専用の顧客残高画面で、顧客残高のチャージ・減算・調整を記録し、発生理由のメモを添えて残高を即座に反映します。すべての取引に証跡が残り、保存後に金額を静かに書き換えることはできません。これはPOS/チェックアウトでの決済手段でも、累積ポイント(ロイヤルティ)でもなく、あくまで社内向けの管理ツールです。

返金をクレジットで対応する、手作業で優待を付ける、ミスの後に残高を調整する — 記録の仕組みがなければ、すべてはCRMのメモかスタッフの記憶の中にしか残りません。数週間後には、誰にいくら、どんな理由で付与したのか、誰も確信を持てなくなります。

クレジット取引はすべて、種別、金額、メモ、取引後残高とともに記録されます。顧客を選択した瞬間に表示され、保存後に静かに書き換えることはできません。

コア機能

顧客残高は独立したクレジット台帳であり、専用の顧客残高画面でスタッフが運用します。顧客が自分で操作するセルフサービス型ウォレットではありません。残高の変更にはすべて取引種別、メモ、タイムスタンプが付き、参照可能な履歴を形づくります。

種別ごとの取引記録

取引種別は4つ:スタッフ追加、チャージ、利用、調整。それぞれが発生した文脈に正しく対応し、自由記述のメモ1つで済ませることはありません。

残高と履歴を即座に表示

顧客を選択すればその時点の残高がすぐに表示され、変更ごとの取引後残高を含む全取引履歴を参照できます。

取引ごとの発生理由メモ

注文、プロモーション、カスタマーサポートなど発生理由を明記し、後からの参照や照合に役立てます。

保存後は金額をロック

記録済みの取引は金額を修正できません。更新できるのはメモのみです。変更したい場合は相殺用の新規取引を作成します。

スタッフ運用、ロイヤルティとは分離

これは顧客残高画面でスタッフが作成・管理するツールであり、累積ポイント(ロイヤルティポイント)とは完全に独立しています。

詳細機能

取引の記録、保存後のデータロックから、追跡とロイヤルティとの分離まで。

透明性のある取引記録

4つの取引種別があらゆる発生場面をカバーし、顧客を選択すれば残高がすぐに表示されます。

  • 取引種別:スタッフ追加、チャージ、利用、調整
  • 顧客を選択すると入力前に現在残高のタグが表示されます
  • 加算(+)または減算(-)で金額を入力し、クレジット単位を明示
  • 取引の発生理由を記述する自由記述メモ

データの完全性

取引金額は保存後は変更不可 — 後から遡って数値を書き換えることを防ぎます。

  • 保存済みの取引は顧客、加算/減算、金額がロックされます
  • 記録済みの取引は金額を変更できない旨をシステムが明確に警告
  • 保存後に更新できるのはメモのみです
  • 残高を調整したい場合は、古い取引を修正せず相殺用の新規取引を作成します

追跡と照合

取引ごとのメモにより、「誰にいくら、なぜ付与したのか」にいつでも正確に答えられます。

  • メモのキーワード、種別、顧客コードで取引一覧を絞り込み
  • 各行に取引後残高を表示 — 手作業で積み上げ計算せずすぐ突き合わせできます
  • 外部参照コード(ある場合)で注文やサポートチケットと紐付け
  • 期末の照合や顧客からの申し立て対応に適しています

ロイヤルティとの分離

クレジット残高と累積ポイントを混ぜません — 顧客ケアの仕組みとして別物です。

  • クレジット残高は換算単位で記録され、クレジットによる返金や手動の優待に利用します
  • 累積ポイント(ロイヤルティ)は別の報酬の仕組みで、別画面で管理します
  • スタッフが顧客対応時に2種類の残高を混同しません
  • レポートも分けて集計し、2つの値を1つの数字にまとめません

顧客残高の記録プロセス

顧客の選択 → 取引の入力 → 保存 → 相殺取引による調整 — 過去の数値を静かに書き換えるステップはどこにもありません。

01

顧客を選択

顧客残高画面で顧客を検索すると、システムが現在残高のタグをすぐに表示します。

02

種別を選び取引を入力

取引種別(スタッフ追加、チャージ、利用、調整)を選び、加算/減算の金額と理由のメモを入力します。

03

取引を保存

顧客残高が即座に更新され、取引が履歴に記録されます。

04

後の調整は新規取引で

過去の取引金額は修正できません。変更するには相殺用の取引を作成し、証跡はそのまま残します。

実際の利用シーン

CRMのメモ1行ではなくクレジット台帳が必要になる、日常の3つの業務。

01

クレジットによる返金対応

返品や申し立てが発生したとき、現金で返金する代わりにスタッフがチャージ取引を作成して顧客残高にクレジットを入れ、関連する注文コードを明記して後から参照できるようにします。

チャージ種別の取引元の注文コードをメモ残高を即座に更新現金での返金は不要
02

手作業での優待・補償

VIP顧客やサービス障害の後で、スタッフが善意のクレジットを付与(スタッフ追加)し、具体的な理由をメモして後から議論が再燃しないようにします。

スタッフ追加の取引VIP顧客やサービス障害時に適用補償理由のメモ累積ポイントとは分離
03

誤りが判明したときの調整

残高の記録誤りが判明した場合、調整取引(差額の加算または減算)を作成し、理由を明記します。誤った取引自体は期末の照合のために履歴に残ります。

調整種別の取引過去の取引を削除・修正しない差額の理由をメモ期末の照合に活用

書き換え可能なメモ1行ではなく、統制された台帳

多くのシステムでは、顧客残高の加算・減算はCRMの自由記述メモ1行で行われます。誰でも自由に書き換え・削除でき、履歴を追う手立てはありません。Oviroは顧客残高を独立した台帳として切り出しました。各取引に種別、メモ、取引後残高が付き、保存後は金額がロックされます。これはスタッフが運用する社内向けの管理ツールであり、POS/チェックアウトで顧客が選べる決済手段ではなく、顧客が自分の残高を確認する画面でもありません。

照合できる顧客クレジット管理 — 「付与したのか」という議論をなくす

チャージ、減算、調整のすべての取引に種別、メモ、取引後残高が残ります。いつでも参照でき、保存後に静かに書き換えることはできません。

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