Phê duyệt: việc quan trọng có người ký
Dựng mẫu đề nghị, đặt quy trình duyệt nhiều bước và gắn thẳng vào những việc nhạy cảm như huỷ đơn mua, đề nghị chi, đề nghị mua của dự án. Module nâng cao của Oviro.
Duyệt qua tin nhắn và cuộc gọi: không ai biết đề nghị đang nằm ở đâu, ai đã đồng ý, ai chưa trả lời. Việc nhạy cảm như huỷ đơn mua hay chi tiền lẽ ra phải có người duyệt, nhưng hệ thống vẫn cho làm thẳng.
Với Oviro, đề nghị đi đúng đường duyệt, người duyệt có hộp thư riêng, và việc chỉ được thực hiện sau khi duyệt xong.
Từ mẫu đề nghị đến kết quả duyệt, trong một nơi
Quản trị dựng một lần, nhân viên dùng hằng ngày, người quản lý nắm được tình hình.
Mẫu eForm tự dựng
Quản trị tự thêm trường: chuỗi, số tiền, ngày, chọn nhân viên, kho, nhà cung cấp, sản phẩm, đơn mua, đơn bán. Nhân viên chỉ việc điền và gửi.
Quy trình duyệt nhiều bước
Mỗi bước có người duyệt, thời hạn, yêu cầu ý kiến hoặc đính kèm và số người phải đồng ý. Đường duyệt có phiên bản, đơn đã gửi giữ nguyên bộ bước lúc gửi.
Chính sách duyệt có điều kiện
Quyết định đề nghị nào đi đường duyệt nào, ví dụ chỉ cần duyệt khi giá trị từ một mức trở lên. Có thứ tự ưu tiên và ngày hiệu lực.
Hộp thư duyệt
Chờ tôi duyệt, Tôi đã gửi, Tôi đã xử lý. Mở chi tiết để xem nội dung, duyệt, từ chối, trả lại hoặc thu hồi.
Gắn vào nghiệp vụ
Huỷ PO đã xác nhận, đề nghị chi, đề nghị mua của dự án sẽ được giữ lại cho đến khi duyệt xong, rồi mới thực hiện.
Đủ công cụ để duyệt đúng người, đúng việc
Cấu hình rõ ràng, vận hành minh bạch, có nhật ký để truy lại.
Mẫu eForm
Biểu mẫu do chính bạn thiết kế, không cần lập trình.
- Thêm trường với nhiều loại dữ liệu và đánh dấu bắt buộc
- Trường số tiền có thể làm giá trị chính hiện ở hộp thư
- Bật hoặc tắt mẫu, đề nghị cũ vẫn giữ giá trị đã điền
- Mã đề nghị có tiền tố riêng cho từng mẫu
Quy trình và chính sách duyệt
Quy định rõ ai duyệt, theo thứ tự nào, khi nào mới cần duyệt.
- Người duyệt chỉ định, hoặc lấy từ ô nhân viên trên đơn
- Một người bất kỳ, tất cả, hoặc ít nhất N người đồng ý
- Thời hạn từng bước và số ngày hết hiệu lực của đề nghị
- Điều kiện áp dụng theo giá trị trường, có ưu tiên và hiệu lực
Hộp thư và xử lý đề nghị
Người duyệt thấy ngay việc của mình, người gửi theo dõi được tiến độ.
- Chờ tôi duyệt, Tôi đã gửi, Tôi đã xử lý
- Duyệt, từ chối, trả lại, thu hồi và in đề nghị
- Gửi lại đề nghị bị trả
- Thông báo duyệt qua các kênh thông báo của Oviro
Vận hành và nhật ký
Người theo dõi phê duyệt của cả công ty không phải đoán.
- Màn Tình trạng vận hành: đơn đang chờ, bước trễ hạn
- Theo dõi kết quả giao về phân hệ nghiệp vụ và giao lại khi lỗi
- Duyệt hộ hoặc chuyển giao bước trên chi tiết đề nghị
- Nhật ký thay đổi cấu hình: ai đã đổi mẫu, quy trình, chính sách
Một đề nghị đi qua Phê duyệt như thế nào
Từ cấu hình ban đầu đến lúc việc được thực hiện.
Dựng quy trình duyệt
Khai các bước, người duyệt, thời hạn và số người phải đồng ý, rồi lưu để dùng.
Dựng mẫu hoặc chọn việc trên chứng từ
Với đề nghị gửi tay, dựng mẫu eForm. Với việc trên chứng từ như huỷ PO, mẫu có sẵn từ hệ thống.
Gắn chính sách duyệt
Chọn hành động áp dụng, đường duyệt và điều kiện, ví dụ chỉ duyệt khi giá trị từ một mức trở lên.
Gửi đề nghị
Nhân viên vào Gửi đề nghị để điền mẫu. Hoặc bấm một việc trên đơn, đề nghị được điền sẵn và việc được giữ lại.
Duyệt và thực hiện
Người duyệt xử lý trong hộp Chờ tôi duyệt. Duyệt xong thì việc mới diễn ra, người gửi nhận thông báo kết quả.
Dựng quy trình duyệt
Khai các bước, người duyệt, thời hạn và số người phải đồng ý, rồi lưu để dùng.
Dựng mẫu hoặc chọn việc trên chứng từ
Với đề nghị gửi tay, dựng mẫu eForm. Với việc trên chứng từ như huỷ PO, mẫu có sẵn từ hệ thống.
Gắn chính sách duyệt
Chọn hành động áp dụng, đường duyệt và điều kiện, ví dụ chỉ duyệt khi giá trị từ một mức trở lên.
Gửi đề nghị
Nhân viên vào Gửi đề nghị để điền mẫu. Hoặc bấm một việc trên đơn, đề nghị được điền sẵn và việc được giữ lại.
Duyệt và thực hiện
Người duyệt xử lý trong hộp Chờ tôi duyệt. Duyệt xong thì việc mới diễn ra, người gửi nhận thông báo kết quả.
Phê duyệt cho những việc cần kiểm soát
Bắt đầu từ những việc có rủi ro tiền bạc và hàng hoá.
Mua hàng và nhập kho
Huỷ một đơn mua đã được xác nhận phải qua duyệt, nên đơn đã chốt với nhà cung cấp không bị huỷ tuỳ tiện.
Chi tiền
Đề nghị chi của cửa hàng, văn phòng hoặc dự án được duyệt trước khi lập phiếu chi ở Tiền & đối soát.
Dự án và đề nghị nội bộ
Đề nghị mua hàng của dự án cần duyệt. Các nhu cầu nội bộ khác dùng mẫu eForm tự dựng thay cho giấy tờ.
Tại sao chọn Oviro cho phê duyệt?
Phê duyệt không phải một công cụ rời: nó gắn thẳng vào Mua hàng, Tiền & đối soát và Tài chính dự án. Việc nhạy cảm bị giữ lại đúng chỗ phát sinh, duyệt xong mới chạy. Chưa gắn chính sách thì việc đi tiếp bình thường, nên bạn bật kiểm soát đến đâu là tuỳ bạn.
Mọi việc quan trọng đều có người duyệt
Trao đổi với đội ngũ Oviro để cấu hình đường duyệt cho đúng cách vận hành của doanh nghiệp bạn.
