Ví trả trước & Số dư khách hàng
Khách nạp trước vào ví qua website, rồi dùng số dư thanh toán đơn tại POS và website, và tự xem số dư của mình. Nhân viên ghi nhận nạp, trừ và điều chỉnh có lưu vết trong Ví thanh toán (Lịch sử nạp / Lịch sử dùng) — mọi giao dịch đều có dấu vết, không thể âm thầm chỉnh sửa số tiền sau khi lưu. Số dư ví tách biệt với điểm tích luỹ.
Khách trả trước, hoàn tiền dưới dạng số dư, cộng ưu đãi thủ công hay điều chỉnh sau sai sót — nếu không có hệ thống ghi nhận, mọi thứ chỉ nằm trong ghi chú CRM hoặc trí nhớ nhân viên. Vài tuần sau, không ai chắc chắn đã nạp hay trừ bao nhiêu, cho khách nào, và vì lý do gì.
Mỗi giao dịch được ghi nhận theo loại, số tiền, ghi chú và số dư sau giao dịch; khách trả đơn bằng số dư ở POS lẫn website, và số tiền không thể âm thầm chỉnh sửa sau khi đã lưu.
Khả năng cốt lõi
Ví thanh toán là một sổ số dư riêng cho từng khách: khách nạp qua website hoặc mua gói nạp tại POS, dùng số dư thanh toán đơn tại POS và website. Nhân viên xử lý yêu cầu nạp và ghi nhận cộng/trừ thủ công tại Ví thanh toán; mỗi thay đổi đều có loại giao dịch, ghi chú và dấu thời gian, tạo thành lịch sử tra cứu được.
Ghi nhận giao dịch theo loại
4 loại giao dịch: Thêm bởi nhân viên, Nạp, Sử dụng, Điều chỉnh — mỗi loại gắn đúng ngữ cảnh phát sinh (nạp đã thu tiền, nhân viên cộng thủ công, khách dùng số dư, điều chỉnh sai lệch), không dùng chung một ghi chú tự do.
Số dư & lịch sử hiển thị tức thời
Chọn khách hàng là thấy ngay số dư hiện tại; toàn bộ lịch sử giao dịch kèm số dư sau mỗi lần thay đổi đều tra cứu được. Khách cũng tự xem được số dư và lịch sử của mình trên website.
Ghi chú nguồn gốc từng giao dịch
Mỗi giao dịch có ghi chú và mã tham chiếu ngoài (nếu có), phục vụ tra cứu và đối soát về sau.
Khoá số tiền sau khi lưu
Giao dịch đã ghi nhận thì không thể sửa số tiền — chỉ cập nhật được ghi chú; muốn thay đổi phải tạo một giao dịch bù trừ mới.
Thanh toán bằng số dư, tách biệt với Loyalty
Khách dùng số dư để trả đơn tại POS và website. Số dư ví hoàn toàn độc lập với điểm tích luỹ (loyalty point).
Tính năng chi tiết
Từ nạp số dư và thanh toán đơn, ghi nhận giao dịch, khoá dữ liệu sau khi lưu, đến truy vết và phân tách với Loyalty.
Nạp & ghi nhận giao dịch minh bạch
Khách nạp qua website hoặc mua gói nạp tại POS; nhân viên ghi nhận cộng/trừ thủ công khi cần, số dư hiển thị ngay khi chọn khách.
- Khách tự nạp số dư qua website, hoặc mua gói nạp tại POS
- Loại giao dịch: Thêm bởi nhân viên, Nạp, Sử dụng, Điều chỉnh
- Chọn khách hàng là thấy ngay tag Số dư hiện tại trước khi nhập
- Nhân viên nhập số tiền dạng Cộng (+) hoặc Trừ (-) kèm ghi chú lý do
Toàn vẹn dữ liệu
Số tiền giao dịch bất biến sau khi lưu — tránh sửa số liệu ngược ngày về sau.
- Giao dịch đã lưu thì khoá Khách hàng, Cộng/Trừ và Số tiền
- Hệ thống cảnh báo rõ: giao dịch đã ghi nhận không thể sửa giá trị
- Chỉ có thể cập nhật Ghi chú sau khi lưu
- Muốn điều chỉnh số dư, tạo giao dịch bù trừ mới thay vì sửa giao dịch cũ
Truy vết & đối soát
Ghi chú theo từng giao dịch giúp trả lời chính xác 'đã cộng bao nhiêu, cho ai, vì sao' bất cứ lúc nào.
- Danh sách giao dịch lọc theo từ khoá ghi chú, loại, hoặc mã khách hàng
- Mỗi dòng hiển thị số dư sau giao dịch — đối chiếu nhanh không cần cộng dồn thủ công
- Mã tham chiếu ngoài (nếu có) để liên kết với đơn hàng hoặc phiếu hỗ trợ
- Phù hợp cho đối soát cuối kỳ hoặc khi khách khiếu nại
Tách biệt với Loyalty
Không gộp chung số dư ví và điểm tích luỹ — hai cơ chế chăm sóc khách hàng khác nhau.
- Số dư ví là tiền khách đã nạp trước, dùng để thanh toán đơn tại POS và website
- Điểm tích luỹ (Loyalty) là cơ chế thưởng riêng, quản lý ở màn hình khác
- Nhân viên không nhầm lẫn hai loại số dư khi tư vấn khách
- Số dư ví chỉ dùng để chi tiêu, không rút và không chuyển
Quy trình nạp và dùng số dư khách hàng
Từ khách nạp → nhân viên xử lý nạp → khách dùng số dư thanh toán đơn → điều chỉnh bằng giao dịch bù trừ — không có bước nào âm thầm sửa số liệu cũ.
Khách nạp số dư
Khách nạp qua website, hoặc mua gói nạp tại POS; nhân viên xử lý yêu cầu nạp trong Ví thanh toán.
Thanh toán đơn bằng số dư
Khách dùng số dư để trả đơn tại POS hoặc website; giao dịch Sử dụng được ghi vào lịch sử.
Nhân viên ghi nhận thủ công
Chọn khách, chọn loại giao dịch (Thêm bởi nhân viên, Điều chỉnh...), nhập số tiền Cộng/Trừ và ghi chú lý do; số dư cập nhật ngay.
Điều chỉnh sau này bằng giao dịch mới
Không sửa được số tiền giao dịch cũ — muốn thay đổi thì tạo giao dịch bù trừ, giữ nguyên dấu vết.
Khách nạp số dư
Khách nạp qua website, hoặc mua gói nạp tại POS; nhân viên xử lý yêu cầu nạp trong Ví thanh toán.
Thanh toán đơn bằng số dư
Khách dùng số dư để trả đơn tại POS hoặc website; giao dịch Sử dụng được ghi vào lịch sử.
Nhân viên ghi nhận thủ công
Chọn khách, chọn loại giao dịch (Thêm bởi nhân viên, Điều chỉnh...), nhập số tiền Cộng/Trừ và ghi chú lý do; số dư cập nhật ngay.
Điều chỉnh sau này bằng giao dịch mới
Không sửa được số tiền giao dịch cũ — muốn thay đổi thì tạo giao dịch bù trừ, giữ nguyên dấu vết.
Tình huống sử dụng thực tế
Ba nghiệp vụ hằng ngày cần một sổ số dư riêng thay vì một dòng ghi chú trong CRM.
Khách trả trước, dùng dần khi mua hàng
Khách nạp trước vào ví qua website hoặc mua gói nạp tại cửa hàng, rồi dùng số dư trả đơn tại POS hoặc website. Số dư và lịch sử luôn hiển thị cho cả khách lẫn nhân viên.
Ưu đãi & bồi thường thủ công
Khách VIP hoặc sau sự cố dịch vụ: nhân viên cộng một khoản thiện chí (Thêm bởi nhân viên) hoặc hoàn dưới dạng số dư thay cho tiền mặt, ghi chú lý do cụ thể để không lặp lại tranh cãi sau này.
Điều chỉnh khi phát hiện sai sót
Phát hiện số dư ghi nhận sai: tạo giao dịch Điều chỉnh (cộng hoặc trừ phần chênh lệch), ghi chú rõ lý do — giao dịch sai trước đó vẫn giữ nguyên trong lịch sử để đối soát cuối kỳ.
Một sổ cái có kiểm soát, không phải một dòng ghi chú sửa được
Oviro tách số dư khách hàng thành một sổ riêng: khách nạp và dùng số dư để thanh toán ở POS lẫn website, mỗi giao dịch có loại, ghi chú, số dư sau giao dịch và bị khoá số tiền sau khi lưu. Nhân viên ghi nhận nạp, trừ, điều chỉnh có lưu vết, và số dư ví luôn tách biệt với điểm tích luỹ.
Quản lý số dư khách hàng có đối soát — không còn tranh cãi "đã cộng chưa"
Khách nạp và dùng số dư ngay khi mua hàng; mọi giao dịch nạp, trừ, điều chỉnh đều có loại, ghi chú và số dư sau giao dịch — tra cứu được bất cứ lúc nào, không thể âm thầm chỉnh sửa sau khi lưu.
